L’Assistant(e) administratif est un des piliers organisationnels de l’entreprise. C’est ce professionnel qui va s’occuper des différentes tâches administratives : rédiger des documents, réaliser des commandes, organiser un planning, etc. Souriant et disponible, il répond aux appels, aux mails et au téléphone. Mais qu’en est-il des entreprises ayant une dimension internationale, avec des clients ou collaborateurs à l’étranger ? Dans ces cas-là, un(e) assistant(e) administratif international, qui maîtrise le vocabulaire administratif anglais, va être un profil plus adéquat. Voici les principales choses à savoir sur le professionnel qui exerce ce métier, les aptitudes requises et les tendances à connaître pour occuper le poste avec brio.
Missions administratives courantes : en lien avec la direction et tout en faisant appel à l’anglais pratique du secrétariat, il assure le suivi des différents dossiers internationaux (contrats, devis, factures, etc.). Il réceptionne, assure la rédaction et la classification des documents du quotidien (courriers, comptes rendus, rapports, etc.). D’un point de vue organisationnel, il planifie les réunions et gère les agendas.
Planification et gestion logistique : il s’occupe des déplacements professionnels des salariés et collaborateurs (vols, visas, assurances, note de frais etc.). En cas de besoins matériels de la part de collaborateurs (équipement informatique supplémentaire, réparations, etc.), il assure le suivi. Pour les parties plus événementielles, il s’occupe des inscriptions et des invitations aux conférences, salons, ou séminaires.
Support au service commercial : il contribue au suivi des différentes commandes internationales sur la partie administrative (douanes, transports, relation client, etc.). En collaboration avec le service commercial, il peut également être amené à mettre à jour les bases de données fournisseurs et clients, ou monter des dossiers d’appels d’offres.
Communication bilingue avec tous les partis : en s’appuyant sur son vocabulaire du secrétariat anglais, il décroche les appels, répond aux mails et échange verbalement avec les clients, collaborateurs ou prestataires. Pour ce faire, il est capable de traduire certains termes, voire de reformuler, pour que chacun puisse comprendre. Dans les cas de présentations, il peut être amené à créer des diaporamas bilingues.
Missions RH : dans certains cas, il peut étendre son rôle de secrétaire au secteur des ressources humaines. Il effectuera alors le suivi administratif du personnel international (contrats, plannings, notes de frais, congés, etc.). Il peut également appuyer le service RH dans sa communication avec des partenaires à l’étranger.
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Devenir fluentConnaissance du vocabulaire anglais du secrétariat : l’anglais du secrétariat permet à l’assistant administratif d’échanger avec les clients ou les collaborateurs étrangers. Il lui permet également de rédiger, lire ou comprendre les documents qu’il traite dans ses missions administratives quotidiennes.
Compétences organisationnelles et administratives : il a pu apprendre à gérer les diverses tâches administratives en entreprise (facturation, devis, contrats, etc.), et sait s’organiser pour mener chacune d’entre elles à bien. Il hiérarchise ses objectifs administratifs par priorité et fait le rapport de leurs avancées à la direction. Il est professionnel et rigoureux, et sait se tenir aux procédures et aux délais en vigueur.
Capacités d’analyse et esprit de synthèse : face à la multitude de données et de dossiers qu’il traite, il doit être capable de vérifier, mettre en corrélation et organiser les données. L’assistant administratif peut donc être amené à élaborer des tableaux de bord et des reportings. La dimension internationale de son poste peut le pousser à traduire ces derniers en faisant appel au vocabulaire anglais du secrétariat.
Compétences digitales : les compétences en informatique sont indispensables dans ce type de poste. À l’aise avec le numérique, il maîtrise les logiciels de bureautique de base, comme ceux du pack office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.). Les outils collaboratifs comme Slack, Trello, Google Drive ou Asana ont leur importance. De même pour les outils de communication à distance comme Teams, Google meet, Whatsapp, etc.
Savoir-être et soft skills : le professionnel de l’administratif, en plus du sens de l’organisation abordé plus haut, doit posséder un ensemble de qualités personnelles qui l’aident à mener à bien ses missions. Il doit notamment être réactif, autonome, et avoir l’esprit d’initiative. Face à l’urgence de certaines situations (délais à respecter, dossiers complexes…), il sait rester professionnel et gérer son stress. Son esprit d’équipe, sa cordialité et sa diplomatie lui permettent de travailler en toute fluidité avec ses collaborateurs.
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